Qualitätssicherung der Schornsteinfeger

Auszüge aus dem Managementhandbuch unseres Handwerks:

Das Qualitäts- und Umweltmanagementsystems des Schornsteinfegerhandwerks

Das Qualitäts- und Umweltmanagementsystem setzt sich aus der Qualitäts- und Umweltpolitik, dem Leitbild im Schornsteinfegerhandwerk, dem Handbuch mit Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Anlagen, der Ablaufbeschreibung im Schornsteinfegerhandwerk und allen qualitäts- und umweltrelevanten Vorgaben (Gesetze, Satzungen, Arbeitsblätter etc.) zusammen. Diese Bereiche stehen in Wechselwirkung und können nur als Gesamtheit betrachtet werden.

1. Qualitäts- und Umweltpolitik

Der Beruf des Schornsteinfegers nimmt im Handwerk eine Sonderstellung ein. Als bevollmächtigter Bezirksschornsteinfeger und zugleich selbständiger Gewerbetreibender nach Handwerksordnung führt der Schornsteinfeger öffentliche und handwerkliche Tätigkeiten aus, die das Handwerk auch in Zukunft vor besondere Aufgaben stellt. Im Mittelpunkt des Aufgabengebiets des Schornsteinfegerhandwerks stehen Tätigkeiten zum Erhalt der Betriebs- und Brandsicherheit, des Umwelt- und Klimaschutzes, der Raumluftqualität und der Energieeffizienz. Zum einen verlangt die exponierte Stellung ein hohes Maß an Umsicht und Flexibilität, um einen sachgerechten Interessensausgleich der interessierten Parteien zu finden, zum anderen gilt es, die Berufsgrundlagen auch in einem vereinten Europa zu bewahren und weiter zu entwickeln. Aus diesem Kontext heraus tragen wir mit der Devise

"Der Schornsteinfeger - Ihr Sicherheits-, Umwelt- und Energieexperte“

die Tätigkeiten des Handwerks in die Öffentlichkeit.

Ziel ist es, mit der Integrierung der Normenanforderungen des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems in unseren Dienstleistungen unseren Kunden unter Einbeziehung und Berücksichtigung der Anforderung interessierter Parteien sowie der Beachtung der gesetzlichen Anforderungen zufrieden zu stellen.

Ferner wollen wir die Qualität unserer Prozesse und damit Dienstleistungen kontinuierlich verbessern, die Selbstständigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen sowie die Nachhaltigkeit unseres Umweltschutzes sichern, um dem Vertrauen unserer interessierten Parteien gerecht werden zu können. Dies setzt nachvollziehbare, klar strukturierte Prozesse, den Einsatz moderner Kommunikationsmittel sowie kompetente und engagierte Mitarbeiter/innen voraus. Deshalb haben der Wissenstransfer und die Motivation der Mitarbeiter/innen in unserem Handwerk einen hohen Stellenwert.

Wir sehen in der Erhaltung und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des hohen Qualitäts- und Umweltstandards unserer Dienstleistungen eine wichtige gemeinsame Aufgabe von:

Bundesverband
Landesinnungsverbänden
Innungen
Bildungsstätten
Verkaufseinrichtungen
Messgeräteprüfstellen
Bevollmächtigte/r Bezirksschornsteinfeger/in
Schornsteinfegermeister/in
Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern

Gerade durch die Erwartung der interessierten Parteien an das Schornsteinfegerhandwerk im Hinblick auf den Umweltschutz ist dieser ein wichtiger Bestandteil unserer Philosophie. Uns ist bewusst, dass unsere Tätigkeiten die Umwelt beeinflussen und deshalb sehen wir es als unsere Pflicht an, die Beeinträchtigungen auf die Umwelt im Rahmen der technischen, organisatorischen und wirtschaftlich vertretbaren Möglichkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Einsparung von natürlichen Ressourcen, Wiederverwertung von Materialien, der Einsatz umweltverträglicher Produkte und die Einhaltung von rechtlichen und behördlichen Vorschriften sowie Normen ist für uns ebenso selbstverständlich, wie unsere interessierte Parteien durch Informationen, Vorgaben und Kontrollen zum Einhalten der von uns vorgegebenen Qualitäts- und Umweltstandards zu motivieren. Den größten Nutzen für die Qualität und Umwelt erreichen wir durch die aktive Beratung und Information unserer interessierten Parteien hinsichtlich qualitäts- und umweltrelevanter Fragen.

Durch eine regelmäßige Auswertung der Kundenzufriedenheitsanalysen sowie Risiko- und Lieferantenbewertungen werden Verbesserungspotentiale erkannt, entsprechende Maßnahmen abgeleitet, umgesetzt und damit die fortlaufende Verbesserung der Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit unseres Qualitäts- und Umweltmanagementsystems sichergestellt. Die Behandlung von sowohl Risiken als auch Chancen bildet eine Grundlage für die Steigerung der Wirksamkeit des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems, für das Erreichen verbesserter Ergebnisse und für das Vermeiden von negativen Auswirkungen.

Diese Qualitäts- und Umweltpolitik wurde von der obersten Leitung des Schornsteinfegerhandwerks festgelegt und allen am gemeinsamen Qualitäts- und Umweltmanagementsystem Beteiligten bekannt gemacht. Sie wird regelmäßig auf ihre Angemessenheit und Aktualität hin überprüft, bewertet und gegebenenfalls angepasst. Alle am gemeinsamen Qualitäts- und Umweltmanagementsystem Beteiligten sind verpflichtet, diese Grundsätze zu beachten und umzusetzen sowie dazu angehalten, auf Missstände hinzuweisen, die die Belange der Qualitäts- und Umweltpolitik beeinträchtigen könnten.

2. Leitbild im Schornsteinfegerhandwerk

Mission

Wir Schornsteinfeger leisten als neutrale und unabhängige Partner unserer Kunden einen unverzichtbaren Beitrag zu deren Sicherheit, indem wir vorbeugenden Brandschutz betreiben, die Betriebssicherheit von Feuerungs- und Lüftungsanlagen gewährleisten, aktiven Umweltschutz leisten, zur Energieeinsparung anregen, Lösungen aufzeigen und unsere Kunden kompetent und produktneutral beraten.

Vision

Wir werden uns innerhalb des Handwerks als produktneutrale „Sicherheits-, Umwelt- und Energieexperten“ rund um das Gebäude weiterentwickeln. Fachkompetenz, Kundenfreundlichkeit und Zukunftsorientierung werden bei jedem Kollegen so selbstverständlich sein, dass die Schornsteinfeger in der öffentlichen Meinung 100 Prozent Zufriedenheit und Akzeptanz erreichen.

Leitsätze des Schornsteinfegerhandwerks

Der Nutzen für Menschen, d.h. die Erfüllung der Kundenwünsche steht im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Mit unseren wertvollen Dienstleistungen erzeugen wir eine Atmosphäre von Sicherheit und Zufriedenheit.

Wir sind es unseren Kunden schuldig, dass wir für jede Aufgabenstellung unverzüglich eine Lösung anbieten können. „Geht nicht“ gibt es für uns nicht!

Unser Auftreten bei Kunden und unser Verhältnis zu anderen Marktpartnern sind geprägt durch Freundlichkeit, Zuverlässigkeit, Hilfsbereitschaft und Offenheit.

Wir behandeln unsere Mitmenschen so, wie wir selbst gern behandelt werden möchten.

Wir vermeiden alles, was unsere Neutralität und Produktunabhängigkeit beeinträchtigen könnte.

Bei der Qualität kennen wir keine Kompromisse. Unser QM/UM-System sichert anspruchsvolle Qualitätsstandards und bundesweite Gleichartigkeit unserer Leistungen auf hohem Niveau.

Die Motivation unserer Mitarbeiter fördern wir, indem wir sie als wertvolle Partner akzeptieren, die Übernahme von Verantwortung einfordern und sie auf deren eigene Selbstständigkeit zielführend vorbereiten.

Die Aus- und Weiterbildung innerhalb unserer Organisation halten wir stets auf höchstem Qualitätsniveau.

Unsere Wettbewerbsposition stärken wir, indem wir technische und gesellschaftliche Entwicklungen frühzeitig erkennen und neue zukunftsweisende Arbeitsfelder entwickeln.

Öffentlichkeitsarbeit praktizieren wir durch vorbildliches individuelles Auftreten im Alltag sowie durch eine glaubwürdige und professionelle Imagepflege auf allen Ebenen.

Wir lösen Probleme, statt nach Schuldigen zu suchen.
“Zum Glück gibt`s den Schornsteinfeger-Ihr Sicherheits-, Umwelt- und Energieexperte“

3. Aufbau und Organisation des Managementsystems im Schornsteinfegerhandwerk

Gesetzliche Vorgaben

Für den bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger als so genannter „beliehener Unternehmer“ der einerseits als Gewerbetreibender ein Handwerk ausübt, andererseits gleichzeitig ein mit öffentlichen Aufgaben betrauter Unternehmer ist, gelten eine Reihe von rechtlichen Vorschriften, die ihn zum einen als normalen Gewerbetreibenden und Betriebsinhaber, andererseits aber auch nur in seiner besonderen Eigenschaft als bevollmächtigter Bezirksschornsteinfeger betreffen. Für Schornsteinfegerbetriebe nach Handwerksordnung entfallen die Verpflichtungen eines bevollmächtigten Bezirksschornsteinfegers. Das Verzeichnis der Rechtsvorschriften gibt in alphabetischer Reihenfolge einen Überblick über die einschlägigen Gesetze und Verordnungen, die auf Bundesebene gelten. Daneben gibt es eine Reihe von Vorschriften, die dem Landesrecht zuzuordnen sind, wie Bauordnungen und andere länderspezifische Gesetzesvorschriften.
In der Anlage A Rechtsvorschriften Basisliste sind alle wesentlichen, für das Gesamthandwerk gültigen Rechtsvorschriften, aufgeführt.
Ergänzende Rechtsvorschriften, die nur für eine OE Gültigkeit haben, sind in der Ablaufbeschreibung der betreffenden OE in der Anlage A Rechtsvorschriften Ergänzungsliste aufgelistet.

Aufbau - Organisation des Schornsteinfegerhandwerks

Der Aufbau und die Organisation des Schornsteinfegerhandwerks ergeben sich im Wesentlichen aus der Handwerksordnung, der Gewerbeordnung und dem Schornsteinfegerhandwerksgesetz.

Der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger gehört als Gewerbetreibender dem Handwerk an. Für ihn gilt daher die Handwerksordnung. Im Gegensatz zu anderen Handwerksberufen wird er jedoch von der zuständigen Behörde auf einen bestimmten Kehrbezirk bestellt. Näheres regelt das Schornsteinfegerhandwerksgesetz.

Die Organisation des Handwerks ergibt sich ihrerseits aus dem 4. Teil der Handwerksordnung (§§ 52 bis 116 HWO).

Im 1. Abschnitt dieses Gesetzes sind die Handwerksinnungen, im 2. Abschnitt die Innungsverbände (Landes- und Bundesinnungsverbände) geregelt.
Im 3. und 4. Abschnitt die Kreishandwerkerschaften und die Handwerkskammern.
Die Mitgliedschaft in den Innungen (Körperschaften des öffentlichen Rechts), der Innungen in den Landesinnungsverbänden und der Landesinnungsverbände im Bundesinnungsverband ist freiwillig. Die Landesinnungsverbände und der Bundesinnungsverband sind juristische Personen des privaten Rechts, die mit Genehmigung der Satzung durch den Landes- bzw. den Bundesminister für Wirtschaft Rechtsfähigkeit erlangen.

Die Mitgliedschaft in den Kreishandwerkerschaften und Handwerkskammern ist hingegen Pflicht. Aus den gesetzlichen Vorgaben (§§ 52 bis 85 HWO) ergibt sich der organisatorische Aufbau des Schornsteinfegerhandwerks, der im nachfolgenden Organigramm dargestellt ist.

Aufbau der Organisationsebenen (OE)

Die Aufgabe und Rechtsstellung der im 4. Teil der Handwerksordnung vorgegebenen Organisationen, ihre Organe, ihre Verwaltung und die Rechtsverhältnisse ihrer Mitglieder sind, soweit gesetzlich nicht anders bestimmt, durch die Satzung zu regeln. Sie stellt innerorganisatorisches Recht dar und ist Gesetz im materiellen Sinne für den Verband selbst und seiner Mitglieder.
Aus den Satzungen und den Vorschriften der Handwerksordnung, des Handels- und Vereinsrechts ergibt sich der organisatorische Aufbau des ZIV, der LIV`s, Innungen, Bildungsstätten und den angeschlossenen Verkaufseinrichtungen
Die Organigramme der OE sind den Ablaufbeschreibungen beigefügt.

Geschäftsbereiche

Die Aufgaben von ZIV, LIV, Innungen, berufseigenen Bildungsstätten und den angeschlossenen Verkaufseinrichtungen gehen aus den jeweiligen Satzungen und Vorschriften hervor. Der Aufgabenbereich für einzelne Positionen (Ehrenamtsträger/Angestellte) ist in der Anlage A Stellenbeschreibung festgelegt.

Handbuch - HB

Im vorliegenden Handbuch wird der IST-Zustand unseres QM/UM-Systems beschrieben. Es ist nach den internen Abläufen sowie den speziellen Anforderungen des Schornsteinfegerhandwerks gegliedert. Der Inhalt des QM/UM-Handbuches gibt die grundsätzlichen Maßnahmen zur Erfüllung der Normenforderungen in umfassender Weise wieder. Am Ende jedes Kapitels wird auf „Unterlagen“ verwiesen. Das Handbuch dient den Führungskräften aller Organisationsebenen als Richtlinie und als Führungsmittel in Qualitäts- und Umweltfragen.

Verfahrensanweisungen - VA

Die standardisierten Verfahrensanweisungen beschreiben komplexe Abläufe der internen Organisation und des Dienstleistungsangebotes mit den dazugehörenden Tätigkeiten, Anlagen und Unterlagen. Sie werden grundsätzlich nicht an Dritte abgegeben. In Abstimmung mit der obersten Leitung und dem QM/UM-Beauftragten des Bundesverbandes kann eine Einsichtnahme gestattet werden, sofern dies zur Erfüllung eines Auftrages erforderlich ist, wie z.B. bei Einsichtnahme durch staatliche Stellen oder eine Abnahmeprüfung durch eine externe Stelle. Die Erarbeitung neuer VA bzw. Änderung vorhandener sowie die Freigabe ist in der Arbeitsanweisung AA Systemdokumente geregelt.

Arbeitsanweisungen - AA

Arbeitsanweisungen betreffen in erster Linie Organisationseinheiten der einzelnen Organisationsebenen. Sie dienen dem Mitarbeiter zur Ausführung ganz bestimmter Arbeiten und sind immer arbeitsplatzbezogen. Arbeitsanweisungen sind wie VA interne Dokumente und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Erstellung, Freigabe und Änderung regelt die Arbeitsanweisung AA Systemdokumente. Die in diesem System ausgewiesenen Arbeitsblätter haben den gleichen Rang wie Arbeitsanweisungen.

Anlagen - A

Anlagen sind Gesetze/Verordnungen und sonstige Schriftstücke sowie Zeichnungen, Graphiken usw., die für die Umsetzung und Erhaltung des Managementsystems von Bedeutung sind, aber nicht in direktem Zusammenhang für das System erstellt wurden bzw. werden.
Sie können vom Handwerk selbst aber auch von externen Stellen vorgegeben werden.

Ablaufbeschreibungen

Ergänzend zum Handbuch und der Anlagen ist jede OE verpflichtet, eine Übersicht seiner Abläufe und Prozesse zu führen. Dadurch besteht die Möglichkeit das System an regionale, betriebliche oder organisationsspezifische Besonderheiten anzupassen und zu gestalten.
Die organisationsspezifische Ablaufbeschreibung wird gesondert geführt und ist Anhang zum Handbuch. Grundsätzlich sind alle qualitäts- und umweltrelevanten Regelungen und Vorgaben zu Verfahren und Abläufen des Unternehmens bzw. der OE in den Ablaufbeschreibungen enthalten.

Vor allem sind hierbei zu nennen:

  • Erklärungen zum Managementsystem (z.B. Q-Politik, Ziele, Einverständniserklärung)
  • Bewertungen des Systems (z.B. Audits, Selbstbewertungen)
  • Organisation des Unternehmens (z.B. Organigramme, Stellenbeschreibungen)
  • Systemdokumente des Unternehmens (z.B. VA, AA, Checklisten)
  • Unterlagen zur inneren Organisation und Verwaltung
  • Beschreibung der Dienstleistungsprozesse
  • Aufzeichnungen zu qualitäts- und umweltrelevanten Vorgängen (z.B. Fehleranalyse)
  • Externe Dokumente (z.B. regionale Verordnungen, Satzungen)

Allgemeine Dokumente

Neben dem Inhalt spielt die äußere Form der Dokumente eine wichtige Rolle. Dies gilt sowohl für Schriftstücke, als auch für Dokumente in Datennetzen. Für die Gestaltung von Dokumenten sind in der Arbeitsweisung AA Schriftstücke an externe Stellen und für interne Stellen in der Arbeitsanweisung AA Rundschreiben, entsprechende Regelungen getroffen.

Systemdokumente

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die äußere Form der Systemdokumente. Mit den hier gemachten Vorgaben werden ein einheitliches Erscheinungsbild und eine eindeutige Nomenklatur aller Systemdokumente gewährleistet. Dies betrifft in erster Linie:

  • Dokumentenaufbau (Schriftart, Logo, Farbe usw.)
  • Kopf- und Fußzeile (Inhalt, Schriftgröße)
  • Papier (Farbe, Qualität, DIN-Angaben
  • inhaltliche Untergliederung von VA und AA.

Das Managementsystem ist zukunftsorientiert und Richtungweisend für alle Organisationsebenen des Schornsteinfegerhandwerks. Dies macht den Einsatz moderner Kommunikationssysteme unumgänglich.
Um einerseits Daten in einer so komplexen Organisation übertragen, sichern oder speichern zu können ist, mehr noch als bei Insellösungen, eine Festlegung der verwendeten Software, Übertragungswege und Speichermedien notwendig. Andererseits ist die Funktionsfähigkeit des Managementsystems von einem hohen Vernetzungsgrad innerhalb der Organisation abhängig. Deshalb sind für die Handhabung von Systemdokumenten in der AA Systemdokumente seitens des ZIV entsprechende Vorgaben gemacht.

Dies betrifft z.B.:

  • Software
  • Internet
  • E-Mail
  • Hardwareempfehlungen

Aufbau des Handbuches

Dieses Managementhandbuch (MH) enthält die Beschreibung des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems und der entsprechenden Prozessbeschreibungen. Es legt die Zuständigkeiten, Inhalte, Verfahrensanweisungen und Abläufe unterteilt nach den Ebenen:

Bundesverband - Z       
Landesinnungsverband - L
Innungen - I
Einzelbetriebe - B
Bildungsstätten - S
Prüfstelle - P
Verkaufseinrichtungen - V
im Hinblick auf Qualität und Umweltschutz fest.

Das Handbuch setzt die Anforderungen der DIN EN ISO 9001 und der DIN EN ISO 14001 unter Beachtung der weiteren geltenden Umweltschutzgesetze und Verordnungen der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union für das Schornsteinfegerhandwerk um.
Die Integration der verschiedenen Anforderungen brachte es mit sich, dass die Qualitäts- und Umweltpolitik in den Zielen des Bundesverbandes des Schornsteinfegerhandwerks zusammengefasst wurde. Die Gliederung wurde an die Erfordernisse des Schornsteinfegerhandwerks in Deutschland angepasst.

Dokumentation

Zweck der Dokumentation ist die Beschreibung des Managementsystems für das Schornsteinfegerhandwerk und die Festlegung erforderlicher Maßnahmen mit deren Hilfe sichergestellt wird, dass das Qualitäts- und Umweltmanagementsystem auf allen Organisationsebenen verstanden, ordnungsgemäß angewendet, überwacht und dokumentiert wird.

Die Dokumentation besteht aus folgenden Ebenen:

Handbuch HB
Verfahrensanweisungen VA
Arbeitsanweisungen AA
Anlagen A

Basierend auf einem Schulungsnetzplan, in dem alle teilnehmenden Organisationsebenen Bundesverband (ZIV), Landesinnungsverbände (LIV´s), Innungen, Einzelbetriebe, Bildungsstätten und Verkaufseinrichtungen eingebunden waren, wurden die einzelnen Ebenen der Dokumentation erarbeitet. Durch Vernetzung der Schulungsmaßnahmen hatten alle Organisationsebenen Einfluss auf Inhalt und Gestaltung. Damit die Dokumentation aktuell bleibt, ist jeder Mitarbeiter des Schornsteinfegerhandwerks angehalten, Verfahren und Abläufe, die nicht mit der Praxis übereinstimmen, weiterzuleiten. Dies gilt ebenso für neue Verfahren und für Verbesserungen. Den Ablauf solcher Meldungen regelt der Prozess 1 Kundenbezogene Abläufe (Dienstleistungen) - Verbessern von Dienstleistungen.

Das QM/UM-System des Schornsteinfegerhandwerks fasst Anforderungen seitens der Qualitäts- und Umweltbelange zusammen. Um die vom Bundesverband formulierte Qualitäts- und Umweltpolitik umzusetzen, umfasst das Managementsystem drei wesentliche Punkte:

  • Beschreibung der Abläufe und Zuständigkeiten
  • Festlegung der jeweiligen SOLL-Zustände
  • aktive Steuerung und Einleitung von Maßnahmen, um Übereinstimmung mit den Forderungen zu erzielen.

Aus der Abbildung wird deutlich,

dass die Ebenen der Dokumentation und die darin beschriebenen Maßnahmen und Festlegungen unterschiedliche Reichweiten oder Gültigkeitsbereiche haben können. So können VA und AA ausschließlich den ZIV, einzelne LIV’s, Innungen, Prüfstellen, Bildungsstätten, Verkaufseinrichtungen und Einzelbetriebe betreffen, ebenso aber auch bundesweite Gültigkeit haben. Ihr Gültigkeitsbereich geht aus der Nomenklatur in der Fußzeile hervor. Das Handbuch stellt dabei die für alle Organisationsebenen gültige und bindende Grundlage dar.

Geltungsbereich

Dieses Managementhandbuch ist für alle teilnehmenden OE des Schornsteinfegerhandwerks verbindlich.